On ne va pas se mentir, le document UBO et sa nouvelle règle de confirmation annuelle, ça reste souvent flou pour les personnes concernées et une charge administrative supplémentaire dans un quotidien déjà très chargé. Essayons d’y voir plus clair pour répondre au mieux à cette obligation et ainsi éviter des amendes inutiles.
UBO : késako ?
Tout d’abord, UBO signifie ‘Ultimate Beneficial Owners’. La traduction littérale serait ‘bénéficiaire ultime’ mais l’administration parlera de bénéficiaire effectif. Le registre UBO concerne les sociétés, les ASBL et fondations, ainsi que les trusts, fiduciaires et autres constructions juridiques similaires.
L’objectif de ce registre est d’identifier, comme son nom l’indique, qui sont les personnes qui exercent un contrôle sur la société et à qui, au final, le capital bénéficie. Pourquoi cette identification ? Des criminels de tout type se cachent parfois derrière des entreprises, des ASBL et des fondations afin de blanchir de l’argent ou de le transférer à des organisations terroristes ou illégales. Le registre permet de faire la lumière sur les personnes qui contrôlent réellement les sociétés et ainsi, contribue à la lutte contre le financement du terrorisme et le blanchiment d’argent.
Le registre contient le nom, la date de naissance, la nationalité, l’adresse et le numéro de registre national ou d’entreprise des UBO d’une société.
Qui est considéré comme un UBO ?
De façon très résumée, retenez que pour une société, les UBO sont les personnes physiques qui exercent un contrôle sur la société par la possession de plus de 25% des droits de vote ou de plus de 25% des actions ou du capital de la société. Dans le cas où il n’y aurait pas d’actionnaire important (si chaque actionnaire représente moins de 25% du capital), ce sera alors la ou les personne(s) qui occupe(nt) la fonction de dirigeant principal.
Dans le cas des ASBL et des fondations, il s’agit des membres du Conseil d’Administration.
Pour plus de précisions pour chaque catégorie, nous vous conseillons de visiter la page dédiée du SPF Finances.
Concerné·e ? Quelles sont vos obligations ?
Depuis le 11 octobre 2020, tous les redevables d’information ont désormais l’obligation de fournir, via la plateforme en ligne, tout document démontrant que les informations enregistrées relatives à leurs UBO sont adéquates, exactes et actuelles. De plus, les redevables d’informations doivent confirmer chaque année l’exactitude de ces informations et communiquer dans un délai d’un mois toute modification apportée à ces données.
Deux questions se posent alors : comment, techniquement, faire cette validation annuelle et quels sont les documents considérés comme probants.
- Comment valider les informations : la validation se fait via le site MyMinFin, dans la section ‘liens utiles’ cliquez sur ‘Registre UBO’. Vous devrez ensuite vous identifier (lecteur de carte, itsme…). Une fois connecté·e, sélectionnez le profil ‘au nom d’une entreprise’, puis sélectionner l’entreprise pour laquelle vous souhaitez effectuer la validation. Cliquez ensuite sur ‘Rechercher une entité’ et puis le n° d’entreprise concerné. Dans le bas de la page, vous verrez le pavé ‘Confirmation annuelle’.
- Quels sont les documents probants : il s’agit de tout document démontrant que les informations relatives à l’identité des UBO ainsi qu’à la nature et à l’étendue de leur intérêt sont adéquates, exactes et actuelles. Cela peut être, par exemple, un extrait du registre des parts, un procès-verbal d’Assemblée générale, un acte notarié…
Lorsque vous vous connectez au registre UBO, vous pouvez voir de quand date votre dernière confirmation annuelle. Notez que les représentants légaux reçoivent également un rappel sur leur e-Box (si celle-ci est activée) un mois avant l’échéance. Attention, en cas d’oubli ou de mauvais renseignements transmis, les administrateurs des Redevables d’information sont passibles d’amendes administratives comprises entre 250 EUR et 50 000 EUR. Pour tous les cas particuliers, une foire aux questions très complète est disponible sur le site du SPF Finances.