Covid 19 : Assouplissement des règles d’organisation des assemblées générales

En raison des circonstances sanitaires que l’on connaît, les sociétés et associations rencontrent de grandes difficultés d’organisation pour la tenue de leurs assemblées générales. En effet, les modalités habituelles et les dispositions légales sont parfois impossibles à concilier avec les règles de distanciations physiques et le bon sens des mesures de prévention.

Le Code des Sociétés et Associations (CSA) prévoit bien la possibilité de participer via un système de vidéoconférence à l’assemblée générale, ainsi que le vote par voie électronique, pour autant que cette option soit prévue dans les statuts. Dans les faits, c’est rarement le cas pour la plupart des personnes morales.

Pour ces différentes raisons, le Gouvernement fédéral a édicté, le 9 avril 2020, un arrêté royal de pouvoirs spéciaux n° 4 (ci-après, l’ « Arrêté ») comportant notamment un certain nombre d’assouplissements à titre temporaire, donnant aux personnes morales la flexibilité nécessaire pour assurer la tenue de leurs assemblées. Ces assouplissements s’appliquent à  toutes les sociétés, en ce compris les associations sans but lucratif, les fondations, les organismes de placement collectif et les personnes morales de droit public.

Ces assouplissements sont temporaires : ils ne concernent que les assemblées qui doivent ou auraient dû se tenir ou dont la convocation devait encore être envoyée entre le 1er mars 2020 et le 30 juin 2020. 

Mesures propres aux assemblées générales

S’agissant des assemblées générales ordinaires ayant à leur ordre du jour notamment l’approbation des comptes annuels, suivie de leur dépôt à la Banque Nationale de Belgique, l’Arrêté permet de :

  • Soit reporter l’AG jusqu’à 10 semaines après sa date limite qui, pour les sociétés dont les comptes annuels sont clôturés au 31 décembre, est le 30 juin de l’année suivante (concrètement cela signifie que l’AG ordinaire pourra se tenir jusqu’au 8 septembre 2020). Les comptes annuels approuvés doivent alors être déposés à la Banque nationale de Belgique au plus tard le 8 octobre 2020.
  • Soit maintenir l’AG à la date prévue mais, dans ce cas, la tenir à distance par voie électronique et, le cas échéant, en combinaison avec un vote par procuration pour lequel une seule et unique personne désignée par le conseil d’administration peut agir comme mandataire.

En cas de doute sur la bonne application de ces mesures et pour vous assurer la bonne validité de votre assemblée générale, n’hésitez pas à nous contacter.

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