À partir du 1ᵉʳ janvier 2026, une transformation majeure attend les indépendants et les petites entreprises belges assujetties à la TVA : la facturation électronique structurée deviendra obligatoire pour presque toutes les transactions entre entreprises (B2B).
Qu’est-ce que la facturation électronique structurée ?
Contrairement aux factures papier ou aux simples PDF envoyés par e-mail, une facture électronique structurée est un document numérique formaté de manière standardisée, permettant une lecture et un traitement automatiques par les logiciels comptables. Les factures électroniques ne transitent pas par e-mail mais par le réseau Peppol, spécialement conçu pour l’échange sécurisé de documents numériques.
Qui est concerné ?
Cette obligation s’applique à toutes les entreprises belges assujetties à la TVA opérant dans un contexte B2B. Cependant, certaines exceptions existent, notamment pour :
- Les assujettis faillis.
- Les entreprises réalisant uniquement des opérations exemptées en vertu de l’article 44 du Code de la TVA.
- Les assujettis non établis en Belgique, sans établissement stable.
- Les assujettis forfaitaires (jusqu’au 1ᵉʳ janvier 2028).
Il est important de noter que, même si vous ne fournissez que des services à des particuliers (B2C), vous devez être en mesure de recevoir des factures électroniques structurées de la part de vos fournisseurs (excepté pour les entreprises qui réalisent uniquement des opérations exemptées en vertu de l’article 44 du Code de la TVA).
Quels en sont les avantages pour votre entreprise ?
Même si le changement rencontre généralement une résistance, notez que l’adoption de la facturation électronique présente de nombreux avantages pour votre entreprise :
- Gain de temps : créer et envoyer vos factures (et éventuellement les relances) sera encore plus rapide.
- Suivi comptable optimal : vos informations comptables sont actualisées en continu, aussi bien à la réception qu’à l’envoi des factures.
- Moins d’erreurs : grâce aux formats structurés et à l’automatisation, il y a moins de risque d’erreurs humaines.
- Réduction des coûts : impression, stockage, perte de courrier…la facturation électronique coûte moins cher que la facturation papier.
Comment se préparer ?
Pour assurer une transition efficace vers la facturation électronique, vérifiez que votre logiciel de facturation est conforme aux normes exigées, notamment le format Peppol BIS. Si votre solution actuelle n’est pas compatible, il existe des applications spécifiques qui permettent d’intégrer la facturation électronique dans votre système comptable.
Pour les petites entreprises ou les PME ne disposant pas encore d’un logiciel adapté, des outils accessibles et concurrentiels sont disponibles sur le marché. Ces solutions permettent de gérer efficacement les factures entrantes et sortantes tout en respectant les nouvelles obligations. Vous trouverez sur cette page la liste des différents types de logiciels disponibles sur le marché :
- qui permettent uniquement d’envoyer des factures électroniques.
- capables d’envoyer et de recevoir des factures électroniques.
- qui intègrent directement le traitement des factures dans votre système comptable.
Il est primordial de vous y préparer sans attendre. En anticipant cette transition, vous pourrez vous adapter progressivement aux nouvelles exigences. Vous réduirez les risques de perturbations et assurerez une transition fluide vers un système totalement électronique.
Mesures de soutien
Pour compenser les coûts liés à cette adaptation, le gouvernement belge a mis en place des incitants fiscaux :
- Déduction pour investissement : à partir du 1ᵉʳ janvier 2025, la déduction pour investissement pour des investissements numériques passe à 20%.
- Déduction de frais majorée : pour les périodes imposables de 2024 à 2027, les petites PME et les indépendants utilisant des formules d’abonnement peuvent appliquer une déduction de frais majorée de 120% (selon certaines conditions) pour les programmes de facturation.
La transition vers la facturation électronique structurée représente une étape cruciale vers la modernisation et l’efficacité administrative. En vous préparant dès maintenant, vous assurerez une adaptation en douceur à cette nouvelle obligation, tout en bénéficiant des avantages qu’elle procure.